28 mai 2020
Muriel B.

Deux exemples de Lean Office réalisés au siège de Total Marketing France

SIPOC ou APP, à vous de choisir ! Partage d’expérience avec Christian VARESCON, Référent Lean Office chez TOTAL Marketing France

Notre démarche

Nous avons fait appel à POP pour nous aider à démarrer une démarche de Lean Office en 2015. Nous sommes à ce jour à plus d’une trentaine de chantiers, chantiers que nous menons maintenant nous-mêmes. Nous avons 3 natures de chantiers : Projet (délimité dans le temps), Processus (permanent) et Fonctionnement opérationnel (optimisation du travail d’une équipe).

Deux des outils du Lean sont essentiels en Office, le SIPOC et l’APP. Nous les avons utilisés plusieurs fois et vous proposons de partager 2 exemples récents.

 

Exemple d’un « SIPOC »

Nous avons pratiqué un SIPOC pour faire le « lifting » d’une activité qui consiste à acheter des prestations de travaux pour construire des stations-service. L’intérêt du SIPOC est d’être rapide tout en zoomant au niveau souhaité. Pour cela nous avons partagé cette activité en 11 processus (grandes étapes).

Nous avons alors déroulé l’analyse « Supplier Input Process Output Customer » pour chaque processus afin d’identifier tous les problèmes, puis prioriser les actions en évaluant le gain versus l’effort nécessaire pour apporter des solutions à chaque problème.

Après deux journées, nous étions prêts pour construire un plan d’actions long terme et animer un rituel hebdomadaire à l’aide d’un Planning Dynamique. Six mois plus tard les actions étaient presque toutes réalisées. Les choses sont maintenant plus claires et fluides, en particulier grâce à un fonctionnement et une procédure révisés.

 

Exemple d’une « APP »

La sécurité est une préoccupation permanente. Elle a conduit Total Marketing France à développer un service spécifique pour améliorer la sécurité sur ses chantiers. Compte tenu de l’utilisation croissante de ce nouvel outil il est était devenu nécessaire de définir clairement et d’industrialiser la gestion de cette activité. C’est là qu’entre en jeu la fameuse « APP », qui permet véritablement de mettre à plat tout le processus afin d’identifier tous les points qui nécessitent des améliorations.

Rien de tel que l’APP pour mettre les gens ensemble et remettre tout en ordre :

  • stratégie, gouvernance,
  • responsabilités,
  • règles de fonctionnements,
  • simplifications,
  • gestion adéquate des outils informatiques,
  • suivi des réalisations,
  • relation avec les prestataires,
  • gestion des réclamations et assistance technique…

Bref toute la vie de l’activité ! Ce travail est une occasion unique pour formaliser. Tout cela redonne du sens, de la vision, une organisation, une maîtrise opérationnelle qui permettent d’aller de l’avant de façon contrôlée.

 

Les principaux apports du Lean en office

Les chantiers en Lean Office conduisent généralement à 3 types d’actions d’améliorations :

  • des actions faciles avec des gains rapides,
  • des actions plus difficiles ou plus longues à réaliser,
  • des projets plus significatifs (nouveauté, difficulté, nombreux acteurs…) qui peuvent demander des moyens importants et doivent parfois être reportés dans le temps.

Sur la base des chantiers déjà réalisés, nous pouvons dire que les principaux apports du Lean Office sont les suivants :

  • vision complète d’un processus,
  • rétablissement du dialogue et du travail en équipe,
  • gain de temps, management visuel de la performance apportant visibilité et réactivité,
  • fluidité du processus amélioré, priorisation et convergence des actions vers un objectif commun.

En conclusion, n’hésitez pas, lancez vous dans le Lean Office !

 

 

 

 

 

 

 

 

lean office total marketing france avec ecole POP
Exemple de SIPOC / Processus d’achat de prestations de travaux

 

Lean office TOTAL MARKETING FRANCE Ecole POP
Exemple d’APP / Gestion d’une activité de service pour la sécurité chantier